Toimistotilojen erikoissiivous kannattaa tehdä kahdesta neljään kertaan vuodessa, mutta tarkka tiheys riippuu tilan käyttöasteesta, henkilöstömäärästä ja toimialan erityisvaatimuksista. Säännöllinen erikoissiivous täydentää päivittäistä ylläpitosiivousta ja pitää tilat pitkäjänteisesti kunnossa. Tässä artikkelissa käymme läpi kaikki tekijät, jotka auttavat sinua suunnittelemaan juuri omaan toimistoosi sopivan erikoissiivouksen aikataulun.
Mitä toimistotilojen erikoissiivous sisältää?
Erikoissiivous on perusteellinen puhdistuskokonaisuus, joka kattaa toimenpiteet, joita päivittäinen ylläpitosiivous ei tavoita. Se sisältää tyypillisesti ikkunanpesun, lattioiden koneellisen hoidon, korkeapainehuuhtelun, syväpuhdistuksen sekä vaikeasti saavutettavien pintojen ja rakenteiden puhdistamisen. Lisäpalveluina voidaan hoitaa esimerkiksi kahvikoneiden huolto ja hygieniatarvikkeiden täydennys.
Käytännössä erikoissiivous tarkoittaa, että mennään sinne, minne päivittäinen siivous ei ylety. Tähän kuuluvat muun muassa:
- Ikkunoiden ja lasipintojen pesu sisältä ja ulkoa
- Lattioiden koneellinen pesu, suojaus ja kiillotus
- Verhojen, sälekaihtimien ja muiden tekstiilipintojen puhdistus
- Kalusteiden ja toimistolaitteiden syväpuhdistus
- Ilmanvaihtoventtiilien ja muiden korkeiden pintojen pölynpoisto
- Saniteettitilojen perusteellinen desinfiointi
Erikoissiivous ei korvaa ylläpitosiivousta, vaan täydentää sitä. Yhdessä nämä kaksi palvelutasoa muodostavat toimivan kokonaisuuden, joka pitää toimistotilat edustavina ja terveellisinä ympäri vuoden.
Mitkä tekijät vaikuttavat erikoissiivouksen tarpeeseen?
Erikoissiivouksen tarpeen määrittää ennen kaikkea tilan käyttöaste ja käyttötarkoitus. Vilkkaasti liikennöidyssä toimistossa lika kertyy nopeammin kuin harvoin käytetyssä kokoustilassa. Myös henkilöstön määrä, toimiala ja tilojen materiaalit vaikuttavat merkittävästi siihen, kuinka usein perusteellinen puhdistus on tarpeen.
Tärkeimpiä vaikuttavia tekijöitä ovat:
- Kävijämäärä: Mitä enemmän ihmisiä tilassa liikkuu päivittäin, sitä nopeammin lika, pöly ja kuluminen kertyvät.
- Toimiala: Esimerkiksi terveydenhuolto- ja hoiva-alan tilat vaativat tiukempia hygieniavaatimuksia kuin tavallinen toimisto.
- Tilojen materiaalit: Luonnonkivipinnat, vaativat lattiamateriaalit ja tekstiiliverhoilut tarvitsevat ammattimaista hoitoa useammin.
- Vuodenaika: Talvi tuo hiekkaa ja suolaa, kevät pölyä, kesä paljastaa tahrat ikkunoissa.
- Tapahtumien ja remonttien jälkitilanne: Suuret kokoukset, messut tai rakennustyöt lisäävät hetkellisesti siivouksen tarvetta huomattavasti.
Kuinka usein erikoissiivous suositellaan tehtäväksi toimistossa?
Useimmille toimistotiloille sopiva erikoissiivouksen tiheys on kaksi kertaa vuodessa, tyypillisesti keväällä ja syksyllä. Vilkkaasti käytetyissä tiloissa tai vaativammissa toimintaympäristöissä neljä kertaa vuodessa on parempi lähtökohta. Harvempi kuin kaksi kertaa vuodessa jättää tilat alttiiksi lian kerääntymiselle ja pintojen ennenaikaiselle kulumiselle.
Suuntaa-antava suositus eri tilatyypeille:
- Pieni toimisto, alle 20 henkilöä: 2 kertaa vuodessa
- Keskikokoinen toimisto, 20–100 henkilöä: 2–3 kertaa vuodessa
- Suuri toimisto tai avotoimisto, yli 100 henkilöä: 3–4 kertaa vuodessa
- Hoiva- ja terveydenhuoltotilat: 4 kertaa vuodessa tai useammin
- Liikekiinteistöt ja kauppakeskukset: Neljännesvuosittain tai tarpeen mukaan
Nämä ovat suosituksia, eivät tiukkoja sääntöjä. Paras aikataulu löytyy arvioimalla oman tilan todellinen kuluminen ja käyttöaste yhdessä ammattilaisen kanssa.
Mitä tapahtuu, jos erikoissiivousta laiminlyödään?
Erikoissiivouksen laiminlyönti johtaa lian ja pölyn kerääntymiseen pinnoille, joita päivittäinen siivous ei tavoita. Tämä heikentää sisäilman laatua, lyhentää kalusteiden ja lattiamateriaalien käyttöikää ja luo tiloihin epäsiistin vaikutelman, joka vaikuttaa sekä henkilöstön viihtyvyyteen että asiakkaiden mielikuvaan yrityksestä.
Konkreettiset seuraukset voivat olla:
- Sisäilmaongelmat: Pöly, home ja allergeenit kerääntyvät ilmanvaihtoventtiileihin ja tekstiilipintoihin, mikä voi aiheuttaa oireita henkilöstölle.
- Pintojen vaurioituminen: Hoitamattomat lattiat naarmuuntuvat ja menettävät suojauksensa, mikä johtaa kalliiseen korjaukseen tai uusimiseen.
- Hygieniariskit: Erityisesti saniteettitiloissa ja keittiöissä pintoihin tarttunut lika voi muodostaa terveysriskin.
- Huono ensivaikutelma: Likaiset ikkunat, tahriintuneet lattiat ja pölyiset pinnat viestivät huolimattomuudesta asiakkaille ja vierailijoille.
Pitkällä aikavälillä laiminlyöty erikoissiivous tulee kalliimmaksi kuin säännöllinen huolto, koska vaurioituneet pinnat ja materiaalit vaativat perusteellisempaa kunnostusta tai korvaamista.
Miten erikoissiivouksen aikataulu kannattaa suunnitella?
Erikoissiivouksen aikataulu kannattaa suunnitella osaksi vuosittaista siivoussuunnitelmaa, jossa eri toimenpiteet on ajoitettu tasaisesti ympäri vuoden. Paras lähtökohta on kartoittaa tilojen käyttöaste, materiaalit ja erityistarpeet ja rakentaa sen pohjalta selkeä vuosikello.
Käytännön suunnittelussa kannattaa huomioida seuraavat asiat:
- Kevät ja syksy ovat luontevat ajankohdat: Keväällä puhdistetaan talven jäljiltä kertynyt hiekka ja lika, syksyllä valmistaudutaan talvikauteen.
- Ajoita erikoissiivous hiljaisiin hetkiin: Viikonloput, lomakaudet tai ilta-ajat minimoivat häiriön henkilöstölle.
- Yhdistä toimenpiteitä: Ikkunanpesu, lattioiden hoito ja saniteettitilojen syväpuhdistus kannattaa tehdä samalla kerralla kustannustehokkuuden vuoksi.
- Kirjaa aikataulu ylös: Dokumentoitu siivousohjelma varmistaa, että mikään toimenpide ei unohdu ja laatu pysyy tasaisena.
Me Atonilla autamme asiakkaitamme rakentamaan strukturoidun vuosittaisen siivousaikataulun, joka yhdistää ylläpitosiivouksen ja erikoissiivouksen saumattomaksi kokonaisuudeksi.
Milloin on syytä tilata erikoissiivous normaalin aikataulun ulkopuolelta?
Erikoissiivous kannattaa tilata aikataulun ulkopuolelta aina, kun tilassa tapahtuu jotain poikkeuksellista, joka jättää jälkiä tavallista syvemmälle. Tällaisia tilanteita ovat esimerkiksi remontti, suuri yleisötapahtuma, vesivahingon jälkisiivous tai pitkän poissaolon jälkeinen avaaminen.
Tyypillisimpiä tilanteita, jolloin ylimääräinen erikoissiivous on perusteltua:
- Remontin tai rakennustöiden jälkeen: Rakennuspöly tunkeutuu kaikkialle ja vaatii perusteellisen puhdistuksen ennen tilojen käyttöönottoa.
- Suuren tapahtuman tai kokouksen jälkeen: Runsas kävijämäärä jättää jälkensä lattioihin, saniteettitiloihin ja kalusteisiin.
- Vesivahingon tai muun äkillisen tilanteen jälkeen: Kosteusvaurio tai muu poikkeustilanne edellyttää välitöntä ja perusteellista puhdistusta.
- Tilojen vuokrauksen vaihtuessa: Uuden vuokralaisen tai käyttäjän aloittaessa tilat on syytä luovuttaa puhtaassa ja edustavassa kunnossa.
- Epidemian tai tartuntataudin jälkeen: Tilojen desinfiointi ja syväpuhdistus ovat tarpeen henkilöstön terveyden turvaamiseksi.
Näissä tilanteissa ei kannata odottaa seuraavaa aikataulutettua erikoissiivousta. Nopea toiminta suojelee tiloja, materiaaleja ja ennen kaikkea niissä työskentelevien ihmisten terveyttä ja viihtyvyyttä. Ota yhteyttä ja pyydä tarjous siivouksesta.