Asunto-osakeyhtiön hallituksen yksi tärkeimmistä tehtävistä on varmistaa kiinteistön asianmukainen ylläpito, johon siivouspalvelut kuuluvat olennaisena osana. Siivouspalvelusopimus määrittelee selkeästi palveluntarjoajan ja taloyhtiön vastuut, palvelun laajuuden, laadun kriteerit sekä kustannukset. Huolellisesti laadittu sopimus suojaa taloyhtiön etuja, varmistaa siivoustyön tasaisen laadun ja auttaa välttämään mahdollisia erimielisyyksiä. Hallituksen tulisi ymmärtää sopimuksen keskeiset elementit, kilpailutusprosessi ja laadunvalvonnan keinot varmistaakseen toimivan yhteistyön ja siistit, hyvin hoidetut yhteiset tilat.
Miksi siivouspalvelusopimus on tärkeä asunto-osakeyhtiölle?
Siivouspalvelusopimus on asunto-osakeyhtiölle välttämätön työkalu, joka varmistaa yhteisten tilojen puhtauden ja toimivuuden pitkällä aikavälillä. Hyvin suunniteltu sopimus luo perustan onnistuneelle yhteistyölle siivousyrityksen kanssa ja takaa asukkaille viihtyisän asuinympäristön.
Säännöllinen ja ammattitaitoinen siivous ylläpitää kiinteistön arvoa ehkäisemällä ennenaikaista kulumista. Esimerkiksi porrashuoneiden, hissien ja muiden yhteistilojen säännöllinen puhdistus estää lian pinttymistä ja vähentää perusteellisten kunnostustöiden tarvetta. As Oy siivous on myös turvallisuuskysymys, sillä puhtaat kulkuväylät vähentävät liukastumis- ja kaatumisvaaraa erityisesti talviaikaan.
Asukastyytyväisyyden kannalta siisteys on yksi merkittävimmistä tekijöistä. Säännöllisesti ja hyvin hoidetut yhteiset tilat luovat myönteisen ensivaikutelman ja lisäävät asumismukavuutta. Toimiva siivouspalvelusopimus vähentää myös hallitukselle tulevia valituksia ja reklamaatioita, mikä säästää aikaa ja vaivaa.
Mitä keskeisiä ehtoja siivouspalvelusopimuksessa tulisi määritellä?
Siivouspalvelusopimuksessa on useita olennaisia ehtoja, jotka tulee määritellä selkeästi väärinkäsitysten välttämiseksi. Palvelun laajuus on keskeistä kirjata yksityiskohtaisesti: mitä tiloja siivotaan, millä menetelmillä ja kuinka usein.
Sopimuksessa tulisi eritellä:
- Siivottavat tilat (esim. porrashuoneet, saunatilat, pesutuvat, varastot)
- Siivoustiheys eri tiloille (päivittäin, viikoittain, kuukausittain)
- Perussiivouksen ja ylläpitosiivouksen määritelmät
- Erityistoimenpiteet (esim. ikkunanpesut, lattioiden vahaus, yläpölyjen poisto)
- Käytettävät siivousaineet ja -menetelmät
Hintaan liittyvät ehdot tulee määritellä tarkasti: perusmaksu, mahdolliset lisäpalvelut ja niiden hinnoittelu sekä hinnanmuutosperusteet. Sopimuskauden pituus, irtisanomisehdot ja mahdolliset sanktiot palvelun laadun alittamisesta ovat myös tärkeitä elementtejä. Lisäksi on hyvä määritellä yhteyshenkilöt sekä taloyhtiön että palveluntarjoajan puolelta kommunikaation sujuvoittamiseksi.
Miten kilpailuttaa siivouspalvelut tehokkaasti?
Siivouspalveluiden tehokas kilpailuttaminen alkaa taloyhtiön tarpeiden huolellisesta kartoituksesta. Selvittäkää hallituksessa, mitä tiloja taloyhtiössä on, mitä siivoustarpeita niillä on ja kuinka usein siivous tulee suorittaa. Tämä muodostaa pohjan tarjouspyynnölle.
Tarjouspyynnössä tulisi määritellä selkeästi:
- Siivottavien tilojen määrä, tyypit ja neliömäärät
- Toivottu siivoustiheys ja -ajankohdat
- Erityisvaatimukset (esim. allergiaystävälliset siivousaineet)
- Tarjousten jättöaika ja -tapa
- Valintakriteerit (hinta, laatu, referenssit, ympäristöystävällisyys)
Tarjouksia vertailtaessa hinta-laatusuhde on tärkeämpi mittari kuin pelkkä hinta. Pyytäkää palveluntarjoajilta referenssejä vastaavilta taloyhtiöiltä ja tarkistakaa ne. Huomioikaa myös yrityksen kokemus, ammattitaito ja luotettavuus. Halvin tarjous ei välttämättä tuo parasta lopputulosta pitkällä aikavälillä.
Kilpailutuksessa kannattaa hyödyntää sähköisiä työkaluja ja asiakirjapohjia, joita on saatavilla esimerkiksi kiinteistöalan järjestöiltä. Näin varmistetaan, että kaikki oleelliset asiat tulevat huomioiduiksi ja tarjoukset ovat vertailukelpoisia.
Kuinka varmistaa siivouspalvelun laatu?
Siivouspalvelun laadun varmistaminen edellyttää selkeitä laatukriteereitä ja säännöllistä seurantaa. Sopimuksessa tulee määritellä tarkasti, millaista lopputulosta odotetaan – ei vain siivoustoimenpiteiden luetteloa. Laatutason määrittely voi perustua esimerkiksi KiinteistöRYL-ohjeistukseen tai muihin alan standardeihin.
Laadunvarmistuksen keinoja ovat:
- Säännölliset, ennalta sovitut laatukierrokset siivousyrityksen edustajan kanssa
- Pistokokeet ja yllätystarkastukset
- Palautekanava asukkaille (esim. sähköinen lomake)
- Dokumentointi valokuvaamalla tai kirjallisesti
- Selkeä reklamointiprosessi ongelmatilanteissa
Ongelmatilanteissa nopea ja rakentava puuttuminen on tärkeää. Reklamaatiot tulee tehdä kirjallisesti ja niissä on kuvattava havaittu puute mahdollisimman tarkasti. Palveluntarjoajalle on annettava kohtuullinen aika korjata tilanne. Jatkuvat laatupoikkeamat voivat olla peruste sopimussakkoihin tai jopa sopimuksen purkamiseen, mikäli nämä ehdot on kirjattu sopimukseen.
Mitä vastuita ja velvollisuuksia taloyhtiöllä on siivouspalvelusopimuksessa?
Taloyhtiöllä on siivouspalvelusopimuksessa useita vastuita ja velvollisuuksia, jotka varmistavat yhteistyön sujuvuuden. Ensisijaisesti taloyhtiön tulee huolehtia, että siivoushenkilöstöllä on pääsy kaikkiin sopimuksessa määriteltyihin tiloihin. Tämä tarkoittaa avainten tai kulkuoikeuksien järjestämistä sekä tarvittavien tilojen (esim. siivouskomero, vesipisteet) osoittamista siivousyrityksen käyttöön.
Taloyhtiön velvollisuuksiin kuuluu myös:
- Riittävä tiedottaminen asukkaille siivousaikatauluista
- Yhteyshenkilön nimeäminen ja tavoitettavuuden varmistaminen
- Sovittujen maksujen suorittaminen ajallaan
- Palautteen välittäminen rakentavasti ja selkeästi
- Yhteisten tilojen pitäminen siivouskelpoisia (ei ylimääräistä tavaraa kulkuväylillä)
Taloyhtiön on myös huolehdittava, että mahdollisista muutoksista (esim. remontit, talkoot) tiedotetaan siivousyritykselle hyvissä ajoin. Näin siivousyritys voi sopeuttaa toimintansa tilanteen mukaan ja vältytään turhilta käynneiltä tai väärinkäsityksiltä.
Miten siivouspalvelusopimus tukee kiinteistön arvon säilyttämistä?
Hyvin laadittu ja toteutettu siivouspalvelusopimus on keskeinen tekijä kiinteistön arvon ylläpitämisessä. Säännöllinen ja ammattimainen siivous ehkäisee pintojen ja rakenteiden ennenaikaista kulumista, mikä pidentää kiinteistön korjaussykliä ja vähentää kalliiden korjaustoimenpiteiden tarvetta.
Erityisesti kosteiden tilojen säännöllinen puhdistus ehkäisee homevaurioita ja rakenteellisia ongelmia. Lattioiden ja muiden kulkupintojen asianmukainen hoito taas vähentää kulumista ja liukastumisvaaraa. Puhtaat ja hyvin hoidetut yhteiset tilat vaikuttavat myös merkittävästi asuntojen myyntiarvoon ja haluttavuuteen asuntomarkkinoilla.
Pitkäjänteinen yhteistyö saman palveluntarjoajan kanssa tuo lisäetuja, sillä siivoushenkilöstö oppii tuntemaan kiinteistön erityispiirteet ja -tarpeet. Kannattaa harkita myös ennakoivia toimenpiteitä, kuten vuosittaisia perusteellisempia siivouksia, jotka täydentävät säännöllistä ylläpitosiivousta.
Meillä Atonilla on pitkä kokemus taloyhtiöiden siivouksesta pääkaupunkiseudulla. Tarjoamme räätälöityjä siivousratkaisuja, jotka huomioivat kunkin kiinteistön erityispiirteet ja asukkaiden tarpeet. Autamme mielellämme taloyhtiöitä myös palvelusopimusten laadinnassa ja konsultoimme tehokkaan siivousohjelman suunnittelussa. Ota yhteyttä, niin kerromme lisää palveluistamme ja tavastamme toimia luotettavana kumppanina taloyhtiöille.