Asunto-osakeyhtiön siivouspalveluiden kilpailuttaminen on prosessi, jossa taloyhtiö etsii parasta mahdollista siivouspalveluntarjoajaa niin hinnan kuin laadunkin suhteen. Tehokas kilpailutus vaatii huolellista suunnittelua ja selkeitä kriteerejä. Oikein toteutettuna kilpailutus voi tuoda merkittäviä säästöjä ja parantaa siivouspalvelun laatua. Tässä artikkelissa käymme läpi, miten taloyhtiön kannattaa järjestää siivouspalveluiden kilpailutus, mitä huomioida tarjouspyynnössä, miten vertailla tarjouksia ja kuinka välttää yleisimmät sudenkuopat.
Miksi siivouspalveluiden kilpailuttaminen on tärkeää asunto-osakeyhtiölle?
Siivouspalveluiden säännöllinen kilpailuttaminen on taloyhtiölle taloudellisesti järkevää ja parantaa asumisen laatua. Kilpailuttamalla varmistetaan markkinahintainen palvelu ja voidaan säästää merkittäviä summia taloyhtiön kustannuksissa ilman, että palvelun laatu kärsii.
Kilpailutus mahdollistaa myös palvelun sisällön päivittämisen vastaamaan taloyhtiön muuttuvia tarpeita. Ajan myötä rakennuksen ikääntyessä siivouksen painopisteet voivat muuttua, ja kilpailutuksen yhteydessä voidaan tarkistaa siivousohjelman ajantasaisuus.
Suunnitelmallinen kilpailutus on osa vastuullista kiinteistönhoitoa. Kun taloyhtiö kilpailuttaa siivouspalvelut säännöllisesti, se voi myös seurata palvelun laatua ja puuttua mahdollisiin ongelmakohtiin proaktiivisesti. Tämä nostaa asukastyytyväisyyttä ja pitää kiinteistön arvon hyvänä.
Milloin taloyhtiön kannattaa aloittaa siivouspalveluiden kilpailutus?
Siivouspalveluiden kilpailutus kannattaa aloittaa vähintään 3-4 kuukautta ennen nykyisen sopimuksen päättymistä. Tämä antaa riittävästi aikaa koko prosessille tarjouspyynnön laatimisesta lopulliseen päätöksentekoon.
Optimaalinen ajankohta kilpailutuksen käynnistämiselle on usein alkusyksy tai alkuvuosi. Näin uusi sopimus voidaan solmia joko vuoden vaihteessa tai keväällä, jolloin se asettuu luontevasti taloyhtiön hallinnolliseen vuosikelloon ja budjettikauteen.
Kilpailutus kannattaa aikatauluttaa seuraavasti:
- Viikot 1-2: Tarjouspyynnön laatiminen ja sopimuksen sisällön määrittely
- Viikot 3-5: Tarjouspyyntöjen lähetys ja tarjousaika
- Viikot 6-7: Tarjousten vertailu ja mahdolliset tarkentavat kysymykset
- Viikot 8-10: Päätöksenteko hallituksessa tai yhtiökokouksessa
- Viikot 11-16: Sopimusneuvottelut ja siirtymäajan suunnittelu
Huomioi myös, että isännöitsijällä on usein kokemusta kilpailutuksista, joten hänen asiantuntemustaan kannattaa hyödyntää prosessin aikataulutuksessa.
Mitä asioita siivouspalvelun tarjouspyynnössä pitäisi määritellä?
Tarkka ja yksityiskohtainen tarjouspyyntö on onnistuneen kilpailutuksen perusta. Tarjouspyynnössä tulisi määritellä siivousohjelman sisältö mahdollisimman tarkasti, jotta tarjoukset olisivat vertailukelpoisia.
Tarjouspyynnössä tulisi määritellä ainakin:
- Siivottavat tilat neliömäärittäin (porrashuoneet, saunatilat, pesutuvat, kerhohuoneet)
- Siivoustiheys eri tiloissa (päivittäin, viikoittain, kuukausittain)
- Työtehtävien kuvaukset (lattioiden moppaus, pintojen pyyhintä, saniteettitilojen puhdistus)
- Laadunvalvontamenettelyt ja reklamaatiokäytännöt
- Mahdolliset jaksottaiset lisätehtävät (ikkunanpesu, peruspesut)
- Ympäristövaatimukset (ekologiset puhdistusaineet, vedetön siivous)
On hyödyllistä liittää tarjouspyyntöön pohjapiirros kiinteistöstä sekä kuvia siivottavista tiloista. Näin tarjoajat saavat realistisen käsityksen työn laajuudesta ja erityispiirteistä. Määrittele myös, miten hinnoittelu tulee esittää – esimerkiksi kuukausihintana, neliöhintana tai tuntiveloituksena.
Miten siivoustarjouksia tulisi vertailla keskenään?
Siivoustarjousten vertailussa hinta on tärkeä, muttei ainoa kriteeri. Luo vertailutaulukko, jossa arvioit tarjouksia useilla kriteereillä pisteytysmenetelmällä.
Keskeisiä vertailukriteerejä ovat:
- Kokonaishinta ja hinnoittelun läpinäkyvyys
- Palvelun sisällön kattavuus suhteessa tarjouspyyntöön
- Yrityksen kokemus ja referenssit vastaavista kohteista
- Käytettävät siivousmenetelmät ja -aineet
- Laadunvalvonnan toteutus ja raportointi
- Vastuullisuus (ympäristösertifikaatit, työnantajavelvoitteet)
Pyydä tarjoajilta malliesimerkkejä siivoussuunnitelmista ja laadunvalvontaraporteista. Näiden avulla pystyt arvioimaan, kuinka järjestelmällisesti yritys toimii. Tarkista myös yrityksen taloudellinen tilanne esimerkiksi luottotietojen avulla varmistaaksesi toiminnan jatkuvuuden.
Mitkä ovat yleisimmät virheet taloyhtiön siivouspalveluiden kilpailutuksessa?
Yleisin virhe siivouspalveluiden kilpailutuksessa on pelkän hinnan perusteella päättäminen. Halvin tarjous ei usein takaa parasta laatua, ja pitkällä aikavälillä heikkolaatuinen siivous voi tulla kalliimmaksi kiinteistön kulumisen ja asukastyytymättömyyden vuoksi.
Muita yleisiä virheitä ovat:
- Liian epämääräinen tarjouspyyntö, jolloin tarjoukset eivät ole vertailukelpoisia
- Kiireinen aikataulu, joka ei anna tarjoajille riittävästi aikaa tutustua kohteeseen
- Sopimuksen yksityiskohtien puutteellinen määrittely (esim. laatuvaatimukset ja reklamaatiokäytännöt)
- Taloyhtiön todellisten tarpeiden kartoittamisen laiminlyönti
- Siirtymävaiheen huono suunnittelu palveluntarjoajan vaihtuessa
Virheitä voi välttää hyödyntämällä isännöitsijän tai ulkopuolisen asiantuntijan apua kilpailutusprosessissa. Myös selkeä dokumentointi ja avoin viestintä tarjoajien kanssa ehkäisevät väärinymmärryksiä.
Kuinka varmistaa onnistunut siivouspalveluiden hankinta?
Onnistunut siivouspalveluiden hankinta edellyttää perusteellista valmistelua ja selkeää viestintää koko prosessin ajan. Varmista, että taloyhtiön hallitus ja isännöitsijä ovat yksimielisiä tavoitteista ja laatukriteereistä.
Kunnollinen kilpailutusprosessi sisältää:
- Taloyhtiön tarpeiden huolellisen kartoituksen
- Yksityiskohtaisen tarjouspyynnön laatimisen
- Riittävän pitkän tarjousajan varaamisen
- Järjestelmällisen tarjousvertailun useilla kriteereillä
- Sopimusneuvottelut ja selkeän sopimuksen laatimisen
- Suunnitelman siirtymävaiheen toteuttamiseksi
Uuden siivouspalvelun käynnistyessä on tärkeää järjestää aloituspalaveri, jossa käydään läpi käytännön asiat ja esitellään siivoushenkilöstö taloyhtiön edustajille. Jatkuva laadunvalvonta ja säännöllinen palaute auttavat pitämään palvelun tason korkeana.
Me Atonilla tarjoamme ammattitaitoista siivouspalvelua taloyhtiöille pääkaupunkiseudulla. Ymmärrämme asunto-osakeyhtiön siivouspalveluiden erityispiirteet ja haasteet. Oli kyseessä sitten sopimussiivous, ylläpitosiivous tai erikoissiivous, autamme mielellämme taloyhtiötä löytämään sopivan ratkaisun puhtaisiin ja viihtyisiin yhteistiloihin.